Para trocar de contador sem parar a empresa, o caminho é organizar a passagem antes de encerrar o contrato: escolher uma data de corte, pedir por escrito tudo o que o contador antigo guarda, transferir os acessos (certificado digital, procurações no e-CAC e no eSocial) e só então assinar o distrato. A norma do Conselho Federal de Contabilidade ajuda o empresário nessa hora. A Resolução CFC 1.590/2020 obriga o contador que sai a fazer as obrigações do período em que respondeu pela empresa, mesmo as que vencem depois, e o Código de Ética proíbe reter livros e documentos.
Este guia mostra o que pedir, a melhor data, como passar os acessos e o que fazer se o antigo escritório não entregar. Se você já decidiu e procura quem assuma a contabilidade, veja como funciona trocar de contador em São Paulo com a Copan.
O que diz a norma do CFC sobre a troca de contador?
Duas normas do CFC tratam do assunto. A primeira é a Resolução CFC 1.590, de 19 de março de 2020, em vigor desde 1º de julho de 2020, que regula o contrato e o distrato de serviços contábeis. Os pontos que interessam a quem vai trocar:
- Distrato obrigatório (art. 6º). O fim do contrato exige um distrato entre as partes, que estabelece a cessação das responsabilidades. Se não for possível assinar o distrato, o contador deve notificar o cliente sobre o fim da relação.
- Recebimento dos documentos (art. 7º). O distrato deve prever que a empresa recebe de volta os documentos que estão com o contador. A empresa pode indicar um representante, por autorização escrita, para receber em seu nome.
- Informação ao novo contador (art. 8º). O contador que sai deve comunicar ao novo responsável técnico os fatos de que ele precisa tomar conhecimento.
- Forma e prazo de devolução (art. 9º). O distrato deve definir como e quando serão devolvidos os livros contábeis e auxiliares, os documentos e os arquivos das obrigações entregues ao fisco, inclusive os eletrônicos. As demonstrações contábeis do período do contador antigo ficam com ele, salvo acordo em contrário.
- Obrigações do período antigo (art. 10). As obrigações acessórias cuja competência caiu durante o contrato ficam com o contador que sai, mesmo que vençam depois do fim do contrato, salvo cláusula em sentido contrário.
A mesma resolução exige que todo contrato de serviços contábeis tenha uma cláusula rescisória com prazo de aviso prévio (art. 2º, alínea "l"). Por isso, o primeiro passo é ler o contrato atual e anotar esse prazo.
A segunda norma é a NBC PG 01, o Código de Ética Profissional do Contador, de 7 de fevereiro de 2019. Ela diz que o contador, quando substituído, deve informar ao substituto os fatos que devam chegar ao conhecimento dele (item 4, alínea "l"), e proíbe reter abusivamente livros, papéis ou documentos, inclusive arquivos eletrônicos, até mesmo para forçar o cliente a cumprir obrigações do contrato (item 5, alínea "l"). O código também pede que os dois profissionais evitem desentendimentos entre si (item 18, alínea "d").
O que o contador antigo precisa entregar?
A escrituração e os papéis são da empresa. O Código Civil, art. 1.194, obriga o empresário e a sociedade empresária a conservar em boa guarda toda a escrituração, a correspondência e os papéis da atividade enquanto não ocorrer prescrição ou decadência. Use a lista abaixo como checklist e peça a entrega por escrito:
| Grupo | O que pedir | Por que importa |
|---|---|---|
| Livros contábeis | Livro Diário e Razão dos últimos exercícios, com os recibos de entrega da ECD quando a empresa for obrigada | São a base do balanço e da defesa em fiscalização |
| Balancetes e demonstrações | Balancete do último mês fechado e o balanço do último exercício | Mostram de onde o novo contador parte |
| Folha de pagamento | Holerites, férias, rescisões, ficha de registro, relação de funcionários e os recibos do eSocial | Evitam erro de cálculo de férias, 13º e rescisões futuras |
| Guias e declarações | Guias pagas (DAS, DARF, FGTS, ICMS, ISS), parcelamentos em andamento e recibos das declarações entregues | Comprovam o que foi pago e o que está pendente |
| Senhas e acessos | Lista de portais usados (prefeitura, Sefaz, Simples Nacional, eSocial, FGTS) e quem tem o acesso hoje | Sem acesso, o novo contador não entrega nada no prazo |
| Certificados | Certificado digital da empresa (arquivo ou token), se estiver com o contador, e as certidões negativas mais recentes | O certificado assina declarações e guias |
| Documentos societários | Contrato social e alterações, cartão CNPJ, inscrições estadual e municipal, alvarás | Formam o cadastro da empresa no novo escritório |
Peça também um resumo das pendências conhecidas: notificações em aberto, malha fiscal, débitos parcelados e prazos que vencem nas próximas semanas. Esse é o tipo de fato que a NBC PG 01 e o art. 8º da Resolução 1.590 mandam passar ao substituto.
Qual é a melhor data para trocar de contador?
A troca é mais limpa na virada de mês, e mais ainda na virada do ano. O motivo está no art. 10 da Resolução 1.590: tudo o que tem competência dentro do contrato fica com o contador antigo. Se o corte é no último dia do mês, o antigo fecha a folha, os impostos e as declarações daquele mês, e o novo começa do mês seguinte do zero, sem dividir uma competência entre dois escritórios.
Na virada do ano, o antigo também fica com as demonstrações contábeis do exercício que encerrou, conforme o parágrafo único do art. 9º, salvo acordo em contrário no distrato. Isso evita a discussão sobre quem fecha o balanço.
Na prática, conte para trás a partir da data de corte: o prazo de aviso prévio do contrato atual, o tempo de passar os acessos e o tempo de conferir o que foi recebido. O que define a data é a organização, não o calendário perfeito.
Posso trocar de contador no meio do ano?
Pode. Nenhuma norma limita a troca a uma época do ano. O cuidado é deixar escrito no distrato quem faz cada obrigação do exercício em andamento, principalmente as anuais, como o balanço e as declarações que pegam meses dos dois escritórios. A Resolução 1.590 permite ajustar no distrato a divisão das demonstrações contábeis e das obrigações acessórias.
Como fica o certificado digital da empresa?
O certificado digital e-CNPJ é da empresa, não do contador. Muitas vezes o contador guarda o arquivo (tipo A1) ou o token (tipo A3) para assinar declarações. Na troca, há dois caminhos:
- Pedir a devolução do arquivo ou do token e trocar a senha, se o certificado ainda está válido.
- Emitir um certificado novo em nome da empresa e pedir a revogação do antigo à autoridade certificadora que o emitiu. É o caminho mais seguro quando não se sabe quantas cópias do arquivo existem.
Em qualquer caso, não encerre o contrato antes de ter o certificado em mãos ou um novo emitido. Sem ele, ficam travadas as declarações que dependem de assinatura digital.
Como transferir a procuração eletrônica no e-CAC?
A procuração eletrônica permite que o contador acesse o e-CAC e o Portal de Serviços da Receita Federal em nome da empresa. Pela página oficial do serviço no gov.br:
- A autorização de acesso é cadastrada no Portal de Serviços da Receita, com conta gov.br nível prata ou ouro.
- Quem não tem conta prata ou ouro pode preencher a Solicitação de Procuração Digital, que passa por análise.
- A autorização vale por até 5 anos ou pelo tempo definido pelo outorgante.
- A autorização só vale depois que a pessoa autorizada confirma.
- Autorizações podem ser consultadas e canceladas em "Minhas Autorizações de acesso".
A ordem que evita buraco: cadastre a autorização para o novo contador, espere a confirmação e só então cancele a do antigo, na data de corte. Assim a empresa nunca fica sem alguém com acesso no meio de um prazo.
Como transferir a procuração do eSocial?
A procuração do eSocial também é cadastrada no e-CAC. Pela orientação oficial do eSocial, o caminho é: acessar o e-CAC, entrar em "Procuração Eletrônica", escolher cadastrar procuração, informar o CPF ou CNPJ do procurador, selecionar as procurações do eSocial e assinar. Para revogar a antiga, usa-se a opção de cancelar procuração.
O eSocial informa que os módulos web podem ser acessados com o certificado da empresa ou de um procurador cadastrado no e-CAC. Quando a empresa tem funcionários, faça essa troca antes do fechamento da folha do primeiro mês do novo contador.
Preciso comunicar a troca ao fisco?
Quando o cadastro da empresa informa o contabilista, sim. O CNPJ tem um campo com o CPF ou CNPJ do contabilista, e a ajuda oficial do Coletor Nacional da Receita indica o evento 232 para alterar o contador ou a empresa de contabilidade. Essa alteração é feita pela REDESIM e pode refletir em outros cadastros, como a inscrição estadual. Não é preciso avisar cada órgão por carta; o que importa é que o cadastro mostre o responsável certo.
Fora isso, as procurações do e-CAC e do eSocial, os acessos à prefeitura e à Sefaz e o certificado digital fazem o restante da passagem.
O contador pode se recusar a entregar os documentos?
Não. A NBC PG 01 proíbe o contador de reter abusivamente livros, papéis ou documentos, inclusive arquivos eletrônicos, confiados à sua guarda, também quando a intenção é forçar o cliente a pagar o que deve pelo contrato (item 5, alínea "l"). A Resolução 1.590 diz que o descumprimento das suas regras é infração ao Código de Ética e ao Regulamento Geral dos Conselhos de Contabilidade (art. 11).
Isso não apaga uma dívida de honorários. Se houver valores em aberto, a cobrança segue pelo caminho próprio, mas os documentos da empresa não podem servir de garantia.
O que fazer se o contador antigo não entrega?
- Peça por escrito. Mande um e-mail ou carta com a lista do checklist e um prazo razoável. Guarde o comprovante.
- Proponha o distrato. A Resolução 1.590 exige o distrato e manda definir nele a forma e o prazo de devolução. Muitas vezes a entrega trava porque esse papel nunca foi feito.
- Recupere os acessos que dependem só da empresa. Cancele as procurações do antigo no e-CAC e no eSocial e emita um certificado digital novo. Isso já evita que o novo contador fique parado.
- Procure o Conselho Regional de Contabilidade. O CRC do seu estado fiscaliza o exercício da profissão. Retenção abusiva de documentos é vedada pelo Código de Ética.
- Reconstrua o que for possível. Declarações entregues e guias pagas podem ser consultadas nos portais oficiais com os novos acessos. O que só existe no arquivo do antigo contador precisa da entrega dele.
Quais são os erros mais comuns na troca de contador?
- Cancelar o contrato antes de transferir os acessos. A empresa fica dias sem ninguém para entregar guias e declarações.
- Trocar no meio de uma competência sem dizer no distrato quem fecha aquele mês.
- Não ler o aviso prévio do contrato. A Resolução 1.590 exige essa cláusula, e ela define a data mais cedo possível para o corte.
- Esquecer a procuração antiga ativa. O contador que saiu continua com acesso ao e-CAC e ao eSocial da empresa.
- Não conferir o que foi recebido. Uma guia em atraso ou um parcelamento esquecido aparece meses depois, já com multa.
- Deixar o certificado digital com o antigo escritório sem trocar a senha nem emitir outro.
Como fica o roteiro na prática?
O roteiro resumido: leia o contrato atual e anote o aviso prévio; escolha a data de corte na virada de um mês; peça por escrito o checklist de documentos; cadastre as procurações do novo contador no e-CAC e no eSocial; resolva o certificado digital; assine o distrato com a forma e o prazo de devolução; cancele as procurações antigas e atualize o contabilista no CNPJ.
A Copan atua desde 1975, hoje com sede no Ipiranga, e quem chega de outro escritório não precisa correr atrás dessa lista sozinho. Veja os serviços da Copan e, se a sua empresa é da região, a contabilidade no Ipiranga.
Quais são as dúvidas mais comuns sobre trocar de contador?
Posso trocar de contador no meio do ano?
Sim. Não existe época obrigatória. O distrato deve dizer quem faz as obrigações do exercício em andamento, como o balanço e as declarações anuais.
O contador pode se recusar a entregar os documentos?
Não. O Código de Ética do contador (NBC PG 01, item 5, alínea "l") proíbe reter abusivamente livros, papéis e arquivos, mesmo para forçar o pagamento de honorários.
Quem faz as declarações do mês em que troquei de contador?
As obrigações acessórias com competência dentro do contrato ficam com o contador que sai, mesmo que vençam depois, salvo acordo em contrário (Resolução CFC 1.590/2020, art. 10).
Preciso avisar o contador antigo com antecedência?
Sim, conforme o prazo de aviso prévio do contrato. Todo contrato de serviços contábeis deve ter essa cláusula (Resolução CFC 1.590/2020, art. 2º).
Quanto tempo vale a procuração no e-CAC?
Até 5 anos, ou pelo tempo definido por quem outorga. Ela só passa a valer depois que o autorizado confirma.
O que é o distrato do contador?
É o documento que encerra o contrato e define o fim das responsabilidades de cada parte, inclusive a forma e o prazo de devolução dos documentos. A Resolução CFC 1.590/2020 torna o distrato obrigatório.
Preciso mudar o contador no cadastro do CNPJ?
Sim, quando o cadastro informa o contabilista. A alteração é feita pela REDESIM, com o evento 232, segundo a ajuda oficial da Receita.
Vai trocar de contador?
Se você quer que outro escritório conduza essa passagem, veja como funciona a troca de contador com a Copan. Nada muda com o seu contador atual até você decidir.
