Para escolher o novo contador em São Paulo antes de trocar, confira quatro pontos: se o escritório e o contador responsável têm registro ativo no CRC-SP, se o contrato proposto segue a Resolução CFC 1.590/2020, quem vai atender a sua empresa no dia a dia e se o escritório conhece o seu segmento. Uma boa escolha reduz o risco de trocar de novo daqui a um ano e deixa a passagem entre os escritórios mais simples.
Este artigo trata do "como escolher". Se você ainda avalia o momento certo, leia quando trocar de contador no fim do ano. Se já escolheu e quer saber o que pedir ao escritório atual, siga o passo a passo da troca de contador, com o checklist de documentos.
Como saber se o contador tem registro ativo no CRC-SP?
Consulte o cadastro público do Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo. O registro é obrigatório: o Decreto-Lei 9.295/1946 exige registro no CRC para o exercício da profissão (art. 12) e determina que quem presta serviços contábeis comprove, perante os Conselhos de Contabilidade, que os responsáveis pela parte técnica são profissionais habilitados (art. 15).
No caso de escritórios, a Resolução CFC 1.708/2023, em vigor desde 1º de janeiro de 2024, diz que a pessoa jurídica constituída para atividades contábeis deve ser registrada no CRC da sua jurisdição (art. 1º). A responsabilidade técnica fica com um profissional da contabilidade, comprovada por contrato social, contrato de trabalho, contrato de prestação de serviço ou termo de compromisso (art. 3º, § 1º).
O caminho da consulta:
- Peça os números de registro. Solicite ao escritório o número de registro da organização contábil no CRC-SP e o nome e o registro do contador responsável técnico.
- Consulte o escritório. Nos serviços online do CRC-SP, abra a Consulta de Sociedade e pesquise pelo número de registro ou pelo nome.
- Consulte o contador responsável. Na mesma área, use a Consulta de Profissionais, também por registro ou nome.
- Confira a situação. Segundo o CRC-SP, o registro ativo indica habilitação para exercer a profissão; o registro baixado impede o exercício da atividade. O mesmo texto orienta pedir a certidão de habilitação profissional e indica a consulta nacional do CFC como alternativa.
Se o nome do contador não aparecer, pergunte antes de seguir. Às vezes o registro está em outro estado, ou o nome usado no dia a dia é diferente do nome cadastrado.
O que o contrato com o novo contador precisa ter?
A Resolução CFC 1.590/2020 obriga o profissional ou o escritório a celebrar contrato de prestação de serviços por escrito (art. 1º), depois da aceitação formal de uma proposta (arts. 4º e 5º). O art. 2º lista o conteúdo mínimo do contrato:
| Item do art. 2º | O que verificar na proposta |
|---|---|
| a) Identificação das partes | Razão social, CNPJ e registro no CRC do escritório |
| b) Detalhamento dos serviços | O escopo: contabilidade, fiscal, folha, abertura e alterações, Imposto de Renda dos sócios, serviços eventuais |
| c) Serviços executados pelo contratante | O que fica com a sua empresa, como enviar notas, extratos e informações de folha |
| d) Duração do contrato | Prazo determinado ou indeterminado |
| e) Honorários por serviço | Valor de cada serviço, habitual ou eventual, e não só um total |
| f) Prazo de pagamento | Data de vencimento dos honorários |
| g) Condições de reajuste | Índice e periodicidade do reajuste |
| h) Responsabilidades das partes | Quem responde por cada entrega |
| i) Aditamento | Como incluir serviços novos |
| j) Carta de Responsabilidade da Administração | A obrigação de fornecer a carta, que o art. 3º manda entregar todo ano no encerramento do exercício |
| k) Ciência da Lei 9.613/1998 | Cláusula sobre a lei de prevenção à lavagem de dinheiro |
| l) Cláusula rescisória com aviso prévio | Prazo de aviso prévio para encerrar a relação |
| m) Foro | Onde se resolvem eventuais conflitos |
Escopo, prazos e honorários
O escopo é o item que mais gera desentendimento. Se a proposta diz apenas "assessoria contábil", peça a lista dos serviços incluídos e dos que são cobrados à parte. Quanto aos prazos, a norma pede a duração do contrato e o prazo de pagamento; vale combinar também, por escrito, até quando a sua empresa envia as informações do mês e até quando recebe as guias.
Cláusula rescisória e aviso prévio
A alínea "l" exige cláusula rescisória com prazo de aviso prévio. Leia esse prazo antes de assinar: ele define quanto tempo leva uma eventual saída no futuro. O mesmo cuidado vale para o contrato atual, porque é o aviso prévio dele que marca a data mais cedo possível para a troca.
Quais perguntas fazer antes de contratar um contador?
Use este checklist na primeira conversa com cada escritório:
- Quem atende a minha empresa no dia a dia? Pergunte se haverá uma pessoa ou equipe de referência e quem responde pela folha, pelo fiscal e pela contabilidade.
- O escritório tem experiência no meu segmento? Padaria, comércio, restaurante e mercado têm regras próprias de imposto e de folha. Peça exemplos de como o escritório trata esses pontos.
- Como o escritório acompanha a Reforma Tributária de 2027? A Lei Complementar 214/2025 instituiu o IBS e a CBS, que mudam a tributação do consumo nos próximos anos, com efeitos para o Simples Nacional a partir de 2027. Pergunte como o escritório vai orientar escolhas como a do Simples puro ou híbrido.
- Quais canais de atendimento estão disponíveis? WhatsApp, telefone, e-mail, reunião presencial ou por vídeo, e em que horário.
- O escritório trabalha com sistema em nuvem? Pergunte como a empresa envia documentos e onde consulta guias, relatórios e holerites.
- Como o escritório conduz a passagem do contador atual? Quem fala com o escritório antigo, em que ordem passam os acessos e quem confere o que foi recebido.
Quais sinais de alerta observar na escolha?
Nenhum sinal isolado desqualifica um escritório, mas alguns pontos merecem uma segunda conversa antes da assinatura:
- Ausência de contrato escrito ou proposta sem detalhamento dos serviços, o que contraria os arts. 1º, 2º e 4º da Resolução CFC 1.590/2020.
- Registro no CRC que não aparece na consulta ou que aparece como baixado.
- Honorário único sem a lista do que está incluído, o que dificulta saber o que será cobrado à parte depois.
- Contrato sem cláusula de aviso prévio ou com prazo que você não entendeu.
- Respostas genéricas sobre o seu segmento e sobre a Reforma Tributária.
- Promessa de redução de imposto antes de conhecer a empresa. A carga tributária depende do regime, da atividade e dos produtos; uma estimativa séria vem depois da análise.
Por que o segmento importa tanto para supermercado e minimercado?
Porque, no varejo de alimentos, o erro de imposto costuma nascer no cadastro do produto. Um supermercado ou minimercado trabalha com muitos itens (SKUs), cada um com a sua classificação fiscal, e parte deles tem regras próprias:
- Substituição tributária do ICMS. Em alguns produtos o imposto já foi recolhido antes, por outro contribuinte da cadeia.
- Tributação monofásica do PIS e da Cofins. Em alguns produtos, como bebidas, esses tributos são concentrados no fabricante ou no importador.
Para as empresas do Simples Nacional, a Lei Complementar 123/2006 manda segregar as receitas de operações sujeitas à tributação monofásica e, em relação ao ICMS, aquelas em que o imposto já foi recolhido por substituto tributário ou por antecipação com encerramento de tributação (art. 18, § 4º-A, I). Sem essa separação, a empresa pode pagar no DAS um tributo que já foi recolhido antes. O artigo sobre produtos monofásicos no Simples Nacional mostra como isso funciona na prática, e a página de contabilidade para comércio e minimercados resume o que a Copan acompanha no varejo.
Na entrevista com o novo contador, pergunte como ele trata essa separação, como confere o cadastro dos produtos e como cruza as notas de compra e de venda com o que é declarado.
Contador perto ou atendimento online: o que funciona em São Paulo?
Em uma cidade do tamanho de São Paulo, a distância pesa menos do que a forma de trabalho. Boa parte da rotina contábil hoje passa por portais oficiais, certificado digital e envio eletrônico de documentos, e o que define a qualidade é a organização do escritório e a clareza das respostas. Ainda assim, ter um escritório físico ajuda quando a empresa precisa assinar documentos, levar papéis antigos ou conversar pessoalmente sobre uma decisão maior.
Na troca de contabilidade em São Paulo, vale combinar as duas coisas. A Copan atua desde 1975, hoje com sede própria no Ipiranga, na zona sul, e atende empresas da capital e da Grande São Paulo pelo WhatsApp. Uma empresa do Brás, de Santo Amaro ou do ABC resolve o dia a dia a distância e, quando prefere, marca uma conversa no escritório. Para quem está perto, há mais detalhes sobre a contabilidade no Ipiranga e sobre o atendimento de contabilidade na zona sul de SP.
Como comparar as propostas de dois ou três escritórios?
Compare as propostas pelo mesmo escopo, e não só pelo valor final. Um roteiro simples:
- Monte uma lista com os serviços de que a sua empresa precisa, inclusive os eventuais.
- Peça a cada escritório uma proposta por escrito com o valor de cada serviço, como prevê o art. 4º da Resolução CFC 1.590/2020.
- Confira o registro de cada escritório e de cada contador responsável no CRC-SP.
- Compare o aviso prévio, o reajuste e o que fica a cargo da sua empresa.
- Pergunte como cada um conduziria a passagem do contador atual e em quanto tempo.
Com a escolha feita, o restante segue o guia da troca: aviso ao escritório atual, procurações, certificado digital e distrato.
Quais são as dúvidas mais comuns sobre como escolher o novo contador?
Quanto custa trocar de contador?
Depende do porte da empresa, do regime tributário, do número de funcionários e dos serviços contratados. Por isso a Copan não divulga uma tabela: o valor é apresentado depois de uma conversa sobre a empresa, em proposta por escrito.
Como consultar o registro de um contador no CRC-SP?
Nos serviços online do CRC-SP, use a Consulta de Profissionais para o contador e a Consulta de Sociedade para o escritório, pesquisando pelo número de registro ou pelo nome. O registro precisa estar ativo.
O contrato com o contador é obrigatório?
Sim. A Resolução CFC 1.590/2020 exige contrato de prestação de serviços por escrito e lista no art. 2º o conteúdo mínimo, incluindo serviços, honorários, reajuste e cláusula rescisória com aviso prévio.
Escritório de contabilidade precisa ter registro no CRC?
Sim. Pela Resolução CFC 1.708/2023, a pessoa jurídica que explora atividades contábeis deve ser registrada no CRC da sua jurisdição, com um profissional da contabilidade como responsável técnico.
Preciso de um contador que conheça o meu segmento?
É recomendável. Comércio, supermercado, padaria e restaurante têm substituição tributária, produtos monofásicos e regras de folha próprias, e quem conhece o segmento sabe onde costumam surgir os erros.
Posso trocar de contador sem ir ao escritório?
Sim. A conversa, a proposta e a passagem dos acessos podem ser feitas a distância. A Copan atende a capital e a Grande São Paulo pelo WhatsApp.
Vai escolher o novo contador?
Se você quer trocar de contador em São Paulo, a primeira conversa com a Copan serve para entender a sua empresa e mostrar como seria a passagem. Nada muda com o seu contador atual até você decidir.
